(目的)

第1条　この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定め、事務の正確、かつ、迅速な処理を図ることを目的とする。

(適用範囲)

第2条　千曲坂城消防本部及び消防署(以下「消防本部等」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事案の処理は、特殊な場合を除き文書によって行わなければならない。

(用語の定義)

第4条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(決裁)

第5条　事務の処理は、別に定めるものを除くほか、主務の係長、課長又は消防署長の決定を経て、消防長若しくは管理者の決裁を受けなければならない。

(文書の主管)

第6条　文書の収受、発送、配布、運行管理及び完結文書の保存は、総務課及び消防署庶務係で行うものとする。

(消防本部等における文書処理の原則)

第7条　消防本部等における文書の処理は、絶えず迅速な処理に留意して行い、事件が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。

(文書登録番号及び収発番号)

第8条　文書件名簿(様式第1号)に記載して登録する文書には、記号及び番号を記載しなければならない。

(文書類目表)

第9条　全ての文書は、別に定める文書分類基準表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。

(到達文書等)

第10条　到達した文書及び小包・小荷物・物品(以下「物品等」という。)は、総務課総務係及び消防署庶務係(以下「文書主管係」という。)において、次の各号により処理しなければならない。

(配布)

第11条　前条の規定により処理された収受文書は、文書主管係において文書の所管を決定し、課及び消防署(以下「部署」という。)に直接配布又は文書箱に投入する。また、同条第2号、第3号、第6号及び第7号の文書にあっては、部署に直接配布し、配布簿に担当者の受領印を受けるものとする。

(配布文書の処理)

第12条　部署の長は、速やかに配布文書を査閲し、自ら処理をするもののほか当該文書に認印した上、事務担当者に回付しなければならない。

(起案)

第13条　事務処理の発議(電話による重要事項の収発及び電報の収発を含む。)は、第14条により所定の起案用紙(様式第7号)を用いて伺書を作成しなければならない。ただし、軽易な事務については、当該文書の余白に処理案を朱書し、又は帳簿等により処理することができる。

(起案の基準)

第14条　文書の起案は、原則として1事案について1起案とする。ただし、分類番号等同一性のもので、ほかの事案と関連し、又は継続性がある場合は、「2案」、「3案」等の順序により総合起案することができる。

(文書分類番号及び保存年限の記入)

第15条　起案者は、決裁のために回付する起案文書に、必ず文書分類基準表による文書分類番号(以下「分類番号」という。)及び保存年限を記入しなければならない。

(符せん処理)

第16条　不備のある文書を整備させようとするときは、符せん用紙(様式第8号)又は伝言票を用いて処理することができる。

(秘密又は緊急事案の処理)

第17条　秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

(回議)

第18条　起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、課等の長又は事務担当者が持参して回議しなければならない。

(合議)

第19条　他の課等及び関係市町に関連する事件は、その合議を経て決裁を受けなければならない。

(合議の特例)

第20条　次の各号のいずれかに該当する文書は、総務課に合議又は供覧しなければならない。

(後閲)

第21条　上司不在のため代決した起案文書のうち、必要と認める事案については、代決権者において当該文書に「後閲」と明記しなければならない。この場合において、起案者は、上司在庁の際、当該文書を後閲に供さなければならない。

(再回付文書)

第22条　合議を受けた事件について、再度回付を求めるときは、「施行前(後)要再回」と表示し、再回を受けたときは、表示の下に認印をしなければならない。

(決裁年月日)

第23条　決裁を受けた文書は、決裁年月日を記入しなければならない。

(文書の種類)

第24条　文書の種類及び種別は、次のとおりとする。

(令達事務)

第25条　令達文書は、総務課に備付けの各件名簿に登載しなければならない。

(公告)

第26条　条例、規則及び告示は、千曲坂城消防組合公告式条例(昭和45年千曲坂城消防組合条例第1号)により公告しなければならない。

(浄書及び照合)

第27条　施行文書の浄書及び照合は、主管課等において行うものとする。

(施行文書の押印)

第28条　施行文書には、相当の公印及び契印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上不要と認められる文書には、公印を省略することができる。

(施行済原議等の処理)

第29条　文書を施行したときは、文書件名簿等にそれぞれ処理の経過又は施行年月日等を記入しておかなければならない。

(発送手続)

第30条　施行文書で発送を要するものは、決裁済みの起案文書とともに退庁時までに総務課長又は消防署長の確認を得て課等において発送するものとする。

(文書の整理及び保管)

第31条　職員は、課等の保管文書を完結文書と未完結文書に区分し、常に文書の所在を明らかにしておくとともに、必要なときに速やかに取り出せるよう整理、保管を完全にしておかなければならない。

(フォルダーの表示)

第32条　フォルダーは、その耳の部分に文書名等を表示しなければならない。

(フォルダー化及びボックス化の例外)

第33条　フォルダー化及びボックス化が適当でないものにあっては、簿冊等により管理することができる。

(完結文書の編集等)

第34条　完結文書は、完結の順序等により次の各号に従って編集しなければならない。

(保存年限等)

第35条　文書の保存年限及び区分は、法令に別段の定めのあるものを除くほか、次によるものとする。

(保管文書の引継ぎ)

第36条　課等の長は、保管を終えた文書を毎年、会計年度別に編集されたものは5月末日、暦年別に編集されたものは2月末日までに、保存文書目録(廃棄文書目録)(様式第11号)を添えて総務課長又は消防署長に引き継がなければならない。ただし、日常使用する必要性のある文書については、この限りでない。

(保存文書の管理)

第37条　総務課長又は消防署長は、前条の規定により引継ぎを受けた文書を保存登録の上、書庫に格納して管理しなければならない。

(保存上の注意)

第38条　完結文書の保存については、毎年1回文書保存台帳と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。

(保存文書の貸出し等)

第39条　職員が保存文書の貸出しを受けようとする場合は、当該文書の処理年度、分類番号、件名、要求年月日及び職氏名を保存文書貸出簿(様式第12号)に記載し、総務課長又は消防署長に提出するものとする。

(保存期間の更正)

第40条　総務課長は、保存文書について随時保存の要否を審査し、保存期間を更正することができる。この場合、保存の必要がないと認めたものは、第41条の手続を経てこれを廃棄できる。

(保存文書の廃棄)

第41条　総務課長及び消防署長は、保存期間が経過した保存文書を、廃棄するものとする。

(沿革史編さん資料)

第42条　前条の規定により廃棄する場合、総務課長及び消防署長が沿革史編さん資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(電話等伝達用紙)

第43条　口頭又は電話等で受けた重要な指示連絡は、電話等伝達用紙(様式第15号)により行うものとする。